Code Governance Cultuur - Flamenco Biënnale

De directeur/bestuurder, Raad van Toezicht en medewerkers handelen naar de code. De RvT heeft de dagelijkse en praktische bedrijfsvoering en inhoudelijke programmatische uitwerking gedelegeerd aan de bestuurder, en houdt toezicht op haar functioneren. De taakverdeling en verschillende verantwoordelijkheden van bestuur en RvT staan beschreven in het Reglement Raad van Toezicht Stichting Flamenco Biënnale, voor het laatst geëvalueerd op 03/10/2023. De verschillende taken, competenties en verantwoordelijkheden van bestuur en directie zijn hierin vastgelegd.

Er zijn minstens twee RvT-vergaderingen per jaar. Er vinden meer vergaderingen plaats telkens wanneer bestuurder en RvT dat nodig achten. De RvT werkt onbezoldigd. Bestuurder en dagelijkse leiding analyseren regelmatig de risico’s die zich voordoen en nemen maatregelen om deze zo klein mogelijk te houden. Er is een meerjarige relatie met het administratiekantoor en de accountant. Jaarverslagen worden gepubliceerd op de website van de Federatie Cultuur: https://anbi.federatiecultuur.nl

Er is tevens een gedragscode opgesteld, waarin het handelen t.b.v. sociale veiligheid, het voorkomen van belangen-verstrengeling en/of belangenconflicten wordt beschreven. FBN volgt het Protocol (on)acceptabel gedrag van de Nederlandse Associatie van Podiumkunsten NAPK.

Fair Practice Code

Stichting FBN onderschrijft de kernwaarden van de Fair Practice Code: solidariteit, diversiteit, vertrouwen, duurzaamheid en transparantie. Bestuurder, zakelijk leider (de directie) en RvT ontwikkelen samen beleid voor een duurzame werkrelatie met medewerkers en goed werkgever- en opdrachtgeverschap. De directie realiseert zich dat er binnen een festivalorganisatie als FBN zorg nodig is voor elkaar, al werken sommige medewerkers slechts een korte periode mee. Die zorg begint met een veilige en betrouwbare werkgever. Betrouwbaar in de zin van heldere afspraken, redelijke vergoedingen:

♦ De organisatie heeft een goede band opgebouwd met de diverse medewerkers, zodat zij op FBN kunnen rekenen als betrouwbare en stabiele opdrachtgever.
♦ Wij werken met contracten waarin heldere afspraken worden gemaakt met betrekking tot de beloning, werkdruk en verantwoordelijkheden.
♦ FBN evalueert het beloningsbeleid jaarlijks met de Raad van Toezicht.

FBN wil een betrouwbare opdrachtgever, werkgever en/of partner zijn. Daarom zet FBN zich binnen de mogelijkheden van een kleine organisatie met bescheiden financiële middelen actief in voor:

♦ Een reële en redelijke vergoeding, gerelateerd aan de CAO Toneel & Dans – Fair Pay.
♦ Heldere afspraken over de wederzijdse verwachtingen op gebied van inzet, tijdsinspanning en verantwoordelijkheden.
♦ Betrokkenheid van directie bij de ontwikkelingen binnen de verschillende projectteams. Dit gebeurt d.m.v. verslaglegging door de directie over lopende projecten en ontwikkelingen, maar ook via direct contact tussen RvT en medewerkers waardoor de informatie op meerdere manieren bij de RvT binnen komt.

Praktische stappen

Een gedragscode is opgesteld, passend binnen de organisatie en in verschillende talen, die wordt gedeeld met alle medewerkers. Bij klachten over ongewenst gedrag van (vaste en freelance) medewerkers hanteert FBN de klachtenregeling van de Stichting Sociale Veiligheid Podiumkunsten.

FBN stelt in 2024 een externe vertrouwenspersoon aan. Daarbij acht de stichting het van belang dat die bekend is met de culturele en artistieke context waarbinnen FBN werkt en flexibel is in communicatie met het diverse medewerkersbestand van FBN. Daarom heeft dit onze voorkeur boven het inzetten van Mores.nl. Vanaf 2025 wordt een evaluatiemodel opgesteld en ingevoerd om zicht te houden op de cultuur in de organisatie en de tevredenheid van medewerkers.

Gedragscode

FBN wil alle betrokkenen bij haar projecten een veilige ruimte bieden waarin iedereen, ongeacht geslacht, ras, leeftijd en religie, vrij kan functioneren binnen het werk voor FBN en de realisatie van projecten. Bij FBN gaan we respectvol met elkaar om, en spreken we elkaar aan volgens de individuele wensen, om zo een veilige cultuur te realiseren waarin hoge prestatieniveaus mogelijk zijn. FBN verwacht van iedereen, zowel binnen FBN als degenen van buiten die met de organisatie en haar teamleden te maken hebben, om op deze basis te opereren.

Sociale Veiligheid

(Seksuele) agressie en geweld, pesten en discriminatie zijn onacceptabel. Elk voorkomen van dergelijk gedrag moet worden aangepakt en zo snel mogelijk worden gecorrigeerd. Dit kan door de medewerker zelf, of in overleg met de leidinggevenden. Wanneer een medewerker wordt geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen, kan deze voor een ‘luisterend oor’ en informatie contact opnemen met de [interne en/of externe] vertrouwenspersoon, die per 1 maart 2024 aangesteld wordt. De contactgegevens van deze persoon worden vastgelegd in een nieuwe versie van deze tekst.

Vertrouwenspersonen hebben een geheimhoudingsplicht en denken desgewenst met de medewerker mee over mogelijke stappen die de medewerker kan zetten om de situatie te verbeteren. Zij ondernemen geen actie zonder toestemming van de medewerker. Vertrouwenspersonen staan naast de medewerker die hen benadert en kunnen derhalve niet bemiddelen of onderzoek doen. Een vertrouwenspersoon kan de medewerker tijdens een informeel of formeel oplossingstraject begeleiden en (als de zaak is afgerond) van eerste nazorg voorzien.

Overigens kan een medewerker een informeel of formeel oplossingstraject ook in gang zetten zonder vooraf de vertrouwenspersoon te consulteren.

Op elk gegeven moment in dit proces kan de medewerker die zich geconfronteerd ziet met ongewenst gedrag contact opnemen met de onafhankelijke externe vertrouwenspersoon. Mochten de informele oplossingen niet voldoende resultaat opleveren, kan er worden overgegaan tot het indienen van een officiële klacht die zal worden behandeld door de externe Klachtencommissie van de NAPK. FBN volgt het Protocol (on)acceptabel gedrag van de NAPK.

Belangenconflict/Integriteit

Elk mogelijk voorbeeld van belangenconflict en/of schending van integriteit moet aan het bestuur en de Raad van Toezicht worden gemeld. Dit betreft met name samenwerking tussen familieleden en nauwe vriendschappen en/of zakelijke relaties. Elke mogelijke samenwerking moet ruim van tevoren aan bestuur en RvT worden gemeld. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur en de RvT om te beslissen of de betreffende samenwerking toegestaan is of niet, of dat er een speciale regeling moet worden getroffen. In haar beslissing zullen bestuur en RvT rekening houden met het artistieke belang, de impact binnen het productieteam, evenals de impact op het externe imago van FBN en/of de betrokken individuen. Bestuur en RvT zullen in elk geval beslissen bij meerderheid van stemmen en zullen de argumenten en het resulterende besluit vastleggen. Als een belangenconflict en/of schending van integriteit het bestuur of de RvT betreft, mag hij/zij niet deelnemen aan de discussie en de besluitvorming. Iedereen die moeilijkheden ervaart met betrekking tot een mogelijk belangenconflict en/of schending van integriteit kan dit melden aan bestuur en RvT, of zich wenden tot de Vertrouwenspersoon en/of een klacht indienen bij de Klachtencommissie van de NAPK. Dit is te vinden op de website van de NAPK (www.socialeveiligheidpodiumkunsten.nl) onder ‘documenten’.

Deze Gedragscode moet expliciet worden gedeeld met iedereen aan het begin van werk voor/met FBN. Dit zal jaarlijks worden geëvalueerd door bestuur en RvT.